... ...

Eletronik Belge Yönetim Sistemi Kullanılıyor

...
#

EBYS İle Amaçlanan Nedir? EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak; 

* Yazışmaların standartlaşması, 

* Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, 

* Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi, 

* Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir. 

EBYS İle Ne Yapılabilir? 

 * Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir . * Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir . 

* Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir . 

* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir. 

* Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir . 

* Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar . 

* Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir . 

* Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir. 

* İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir. 

* Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir. 

* Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar . 

* İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanacaktır . 

* Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır . 

 EBYS’nin Getirileri 

 * Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır. 

* Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar. 

* Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar. 

* Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır. 

* Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar. 

* Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür. 

20 kez görüntülendi.